outlook自动回复设置

一、窗体和模板简介窗体与模板的区别之一在于它们的使用方式与保存位置不同。窗体应当发布到Outlook窗体库之一，例如“个人窗体库”包含私人使用的窗体，各种以Outlook文件夹命名的窗体库包含了在特定文件夹下使用的窗体。模板是扩展名为.oft的普通Windows 文件。选择菜单“文件/新建/选择窗体”，在“查找”栏选择模板文件夹(例如“文件系统中的用户模板”)，就可以找到各种可用的模板。如果要使用窗体，选择菜单“文件/新建/选择窗体” ，选择合适的窗体库或文件夹，然后选择可用的窗体。如果窗体被发布到了 Outllook文件夹(例如收件箱)，该窗体的名字可以从 “动作”菜单找到。Outlook本身带有许多标准(或默认)窗体，它们就是用户打开某个 Outlook文件夹后点击“新建”按钮时看到的窗体，具体看到哪一个窗体与当时打开的文件夹有关，例如，打开收件箱文件夹时，点击“新建”按钮打开的是新建邮件的窗体。创建自定义窗体之后，必须把窗体发布到某个窗体库才能使用它。窗体库一般是本地的；如果在网络上，则目标必须是共享或公用的文件夹，而且还要有必要的权限。如果使用了email定制窗体，应当确保收件人能够识别该窗体。由于窗体是定制的，收件人不一定能够访问窗体的定义信息。为了确保收件人能够看到完整的邮件，必要时应当把窗体定义信息和窗体一同发送。下面我们可以看到，有一个复选框专门用来完成这个任务，它保证收件人接收的email中包含窗体的定义信息。另外，使用定制窗体时，还应当保证收件人使用的是Outlook，否则，他们可能无法查看收到的内容。但是，对于模板文件，这种情况就不会出现了。二、创建邮件模板要创建邮件模板，第一步是创建一个新的邮件。在文件夹视图中点击“收件箱”，再点击“新建”按钮创建新邮件。填写邮件的内容，一般地，这里需要输入一些邮件的正文内容和签名。具体需要输入哪些内容与模板的用途有关。例如，如果email模板用于外出通知，只需说明自己不在办公室，紧急公务请联系另外的人；对于常规的公告邮件，则应当包含所有总是在公告中出现的内容。记住，应用模板时模板本身不会被改变，删除文字总是要比添加文字方便，所以，最好在模板中放入该类email中经常出现的所有信息。如果用该模板创建的邮件总是与特定的事件相关，例如要求获取某类信息或帮助，可以为邮件设置主题，避免以后每次重新输入主题。有些邮件总是有一组固定的接收者，在“收件人”、“抄送”或“密件抄送”栏目输入这些邮件地址，可以进一步简化以后的操作。完成邮件模板之后，接下来要保存它。选择菜单“文件/另存为”，从“保存类型”列表选择Outlook模板(*.oft)，输入模板文件的名字，“保存位置”显示出了保存模板的默认位置。为便于访问，可以把模板加入到Outlook面板。Outlook面板包含了许多指向Outlook工具的快捷方式。当定制模板的数量日益增加时，在Outlook面板中创建组来管理模板不失为一种好方法。 1、右击Outlook面板的任意空白区域，选择菜单“添加新组”，Outlook面板的底部出现了一个新的组，为该组指定适当的名称，例如“模板”。 2、双击组的名称，打开该组。组里面可以放入各种快捷方式，例如Outlook工具、Web页面、Word文档以及email模板等。模板是扩展名为.oft的文件，所以可点击 Windows菜单“开始/搜索/文件或文件夹”查找。把找到的模板文件拖入Outlook面板，然后为面板中的快捷方式指定合适的名称。三、把模板保存为窗体把模板保存为窗体的好处是，当用户打开特定的文件夹时，如“收件箱”，他可以很方便地通过动作菜单访问相关的窗体，而且窗体的运行速度要比模板略快。另外，利用窗体可以构造出某些特殊的功能，例如复杂的控制功能，模板没有这方面的优势。把模板保存为窗体的过程是： 1、首先创建模板，或打开现有的模板。 2、选择菜单“工具/窗体/将窗体发布为”，从“查找”选择“收件箱”，指定窗体的名称，点击“发布”，Outlook提示是否要选中“将项目与窗体定义一同保存”复选框，选择“是”。

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